Visitatie - een cadeau dat nieuwe inzichten oplevert

Ongeveer een kwart van de schoolbesturen heeft een visitatietraject doorlopen, becijferen VO Raad en PO Raad. Dat kan beter, vindt de VvOB. Zeker aangezien in de Code Goed Bestuur Onderwijs is afgesproken dat alle schoolbesturen dit eens per vier jaar doen. Ook Anko van Hoepen, vicevoorzitter van de PO-Raad, beveelt het traject van harte aan. “Een onderwijsbestuur moet het zichzelf cadeau doen.”

Kees Elsinga, bestuursvoorzitter van Openbaar Onderwijs Zwolle, heeft zijn huidige bestuur in Zwolle en zijn vorige bestuur in de Gooi en Vechtstreek al zo’n cadeautje gegeven. Ook had hij al zeven keer zitting in een visitatiecommissie bij andere besturen. “Van zowel een visitatie ondergaan als van het afnemen leer je heel veel. Het is echt inspirerend.”

Een visitatietraject is niet te verwarren met een audit zoals de onderwijsinspectie uitvoert. Anko: “Bestuurlijke visitaties zijn ontwikkelgericht. De focus ligt sterk op ontwikkelpunten. Daarmee kom je snel uit op wat er nodig is. Ook voor de bestuurders zelf.” Die ontwikkeling is nodig, stelt hij. “De diversiteit in besturen is groot en de verantwoordelijkheid voor goed onderwijs ligt bij de besturen. Daarom vinden wij visitatie belangrijk. Het bestuur heeft een belangrijke rol, professionalisering is essentieel. Kun jij je rol als bestuurder waarmaken? Wat is jouw bestuurlijke opgave, wat zijn je taken en wat is je vermogen? Die vragen staan centraal.”

Blinde vlekken

De visitatiecommissie werkt een vaststaand en compleet kader af. Anko: “Zo voorkomen we blinde vlekken. De Code Goed Besturen wordt langsgelopen en voor de zelfevaluatie kun je aangeven waar je extra aandacht voor wilt. Uitgangspunt voor het visitatiekader is de onderwijskwaliteit. Hoe borg je dat? Is je toezicht goed geregeld? Ook je medezeggenschap en aanverwante zaken wordt allemaal doorgesproken.”

Anko’s ervaring is dat besturen de visitatie soms inzetten als nulmeting voordat de inspectie komt, of juist als feedback na een inspectiebezoek. “Om eens te horen van collega’s hoe die erover denken.” Kees zette een visitatietraject in halverwege de strategische beleidsplancyclus. “We vonden de visitatie een goed instrument om te kijken hoe we ervoor stonden.” Een ‘halfterm review’ is een mooi moment, maar zonder dat had Kees ook een visitatietraject ingezet. “Ik vind het belangrijk om deze afspraak na te komen. Mijn ervaring is dat het altijd veel inzichten oplevert. Daar komt bij dat wij van onze schooldirecteuren, docenten en ander personeel vragen dat zij zich blijven ontwikkelen. Ik vind dat je dan zelf het goede voorbeeld moet geven.”

Achteruitkijkspiegels

Het belangrijkste onderdeel van het visitatietraject is het voortraject, vindt Kees. “Daarbij praat je in de volle breedte met mensen binnen en buiten de organisatie. Ik raad iedereen aan die kring echt breed en divers te maken. Dus niet alleen schooldirecteuren, leerkrachten en MR, maar ook leerlingen, de wethouder, bestuurders en directeuren van andere scholen in de regio. Ook die, zo is mijn ervaring, komen met hele waardevolle input waar je anders niet achter was gekomen. Op basis daarvan maak je een verslag voor de visitatiecommissie en destilleer je de leervraag. Vervolgens krijg je nog de blik van buiten in de vorm van de visitatiecommissie en dan volgt er ook nog reflectie op de gesprekken van die dag. Het is dus heel breed en kent heel veel facetten.”

Hoe zit het met cultuur in je organisatie? Waar liggen de valkuilen? Hoe effectief ben je? Dat soort vragen krijg je echt goed beantwoord, vindt Kees. “Als je dit zelf zou doen houd je die blinde vlek. Nu niet. Het is een beetje alsof je in de auto ineens heel veel achteruitkijkspiegels hebt in plaats van maar een.”

Aangezien de visitatiecommissie geen audit is, is het aan de onderwijsinstelling zelf wat er met het verslag van de visitatiecommissie gebeurt. “Bij ons gebruikt de Raad van toezicht dit in het jaarlijkse evaluatiegesprek met het bestuur. Zo maakt het deel uit van je kwaliteitscyclus.”

Waan van de dag

Anko denkt dat de coronacrisis voor veel scholen reden is geweest om geen visitatietraject aan te vragen. “Het onderwijs heeft een uitzonderlijk jaar achter de rug en ik kan me er alles bij voorstellen dat een visitatietraject niet bovenaan de agenda stond. Tijdgebrek en de waan van de dag is voor veel bestuurders reden een visitatie vooruit te schuiven en ik kan je verzekeren: in het onderwijs komt het nooit uit. Er is altijd wat. Dus plan ‘m gewoon in. Dan krijg je hem tenminste.” Kees kan uit eigen ervaring vertellen dat het online ook prima gaat. “Wij hebben de visitatie in maart tijdens de lockdown gedaan. Dat ging net zo goed als de andere fysieke trajecten die ik meemaakte.”

Kwetsbaar opstellen

Anko beschouwt het als een cadeautje aan jezelf. “Of maak er maar een groot cadeau van. Het levert je heel veel nieuwe inzichten op en ook veel nieuwe contacten. Wat dat betreft is het ook een goed instrument voor nieuwe bestuurders. Zo’n visitatietraject kan er voor zorgen dat alles veel sneller op zijn plaats valt.

“Wees ook vooral niet bang dat zo’n visitatie tegen je gebruikt kan worden, besluit Kees. “Je kwetsbaar opstellen is namelijk echt een voorwaarde voor zo’n traject. Het vereist een zekere lef om de mindere kanten van je organisatie te laten zien. Maak je daar geen zorgen over. Het is niet de inspectie die onder de kleedjes kijkt om te zien of alles in orde is. Visitatie is om te leren. Het draait om wederzijdse intervisie, het gaat er niet om of dingen kloppen. Je moet willen leren. Dat vergt een kwetsbare opstelling.”